Teknologi email seperti yang kita kenal sekarang sudah sangat tua dan hampir tidak berubah selama bertahun-tahun. Beberapa istilah yang terkait dengan email yang masih digunakan saat ini dipinjam dari hari-hari ketika komunikasi masih dilakukan dengan menggunakan kertas. Saya yakin Anda telah memperhatikan bidang CC: dan BCC: saat menulis email. Pernahkah Anda bertanya-tanya apa arti bidang CC dan BCC?
Apa yang dimaksud dengan CC dan BCC dalam Email?
CC dalam email adalah singkatan dari Carbon Copy, sedangkan bidang BCC adalah singkatan dari Blind Carbon Copy.
Jika istilah ini tidak masuk akal sehubungan dengan email, jangan khawatir. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan konteksnya, mengapa Anda membutuhkan CC dan BCC dalam email dan kapan harus menggunakan bidang ini.
Anda lihat, di masa lalu ketika sebagian besar komunikasi dilakukan di atas kertas. Jika Anda harus membuat salinan fisik surat, Anda harus memasukkan sesuatu yang dikenal sebagai kertas karbon di antara dua lembar kertas. Inilah yang akan terlihat seperti berikut :
Dengan pengaturan ini, apa pun yang Anda tulis atau ketik di lembar atas kertas akan tercetak melalui kertas karbon ke lembar kertas kancing. Lembar bawah kertas kemudian akan dikenal sebagai “Copy Karbon” dari aslinya.
Ketika komunikasi perlahan berubah dari kertas ke email selama bertahun-tahun, ada kebutuhan untuk mengirim “salinan karbon” email kepada seseorang. Begitulah bidang CC lahir.
Apa yang dimaksud dengan CC dalam Email?
Akibatnya, bidang CC dalam email memungkinkan pengirim mengirim “salinan karbon” email kepada seseorang selain penerima di bidang Kepada: email. Bidang CC dalam email memungkinkan Anda menjaga penerima tetap dalam lingkaran.
Misalnya, katakanlah Anda mengirim email ke calon klien dengan penawaran proyek. Anda ingin mengirim salinan email Anda ke manajer Anda, sehingga dia tetap dalam lingkaran. Dalam hal ini, Anda akan memasukkan alamat email calon klien di kolom To: dan alamat email manajer Anda di kolom CC:.
Apa yang dimaksud dengan BCC?
BCC adalah singkatan dari Blind Carbon Copy. Sama seperti cara kerja CC di email, BCC digunakan untuk mengirim salinan email ke seseorang. Namun, tidak seperti CC, ada perbedaan besar dalam cara kerja BCC.
Saat Anda CC email ke seseorang, penerima di bidang Kepada dan bidang CC dapat melihat alamat email satu sama lain.
Dalam contoh di atas, calon klien dapat melihat bahwa manajer Anda telah di-CC di email. Untuk menghindari hal ini, yaitu jika Anda ingin merahasiakan penerima salinan karbon, Anda perlu menggunakan bidang BCC.
Semua alamat email yang disebutkan di bidang BCC tetap disembunyikan, sehingga penerima di bidang TO dan CC tidak dapat melihatnya.
Kapan sebaiknya Anda menggunakan CC dalam email?
Dari sudut pandang teknis, bidang CC bekerja persis seperti bidang TO di email. Artinya, tidak ada bedanya apakah Anda menyertakan alamat email di bidang TO atau di bidang CC — email dikirim ke penerima dan masing-masing dari mereka dapat melihat alamat email yang lain. Jadi mengapa Anda membutuhkan bidang CC?
Saat menulis email, bidang TO adalah untuk penerima yang secara langsung ditujukan untuk email tersebut. Di sisi lain, bidang CC adalah untuk penerima yang menerima email sebagai rasa hormat atau agar mereka tetap dalam lingkaran.
Secara umum, jika Anda menerima email yang menyebutkan nama Anda di bidang CC, Anda tidak perlu melakukan tindakan apa pun.
Kapan sebaiknya Anda menggunakan BCC dalam email?
Bidang BCC sangat berbeda dengan bidang CC, dan sebenarnya memiliki banyak kasus penggunaan. Karena alamat email yang disebutkan di bidang BCC tetap pribadi dan tersembunyi, berikut adalah beberapa contoh di mana Anda dapat menggunakan BCC untuk keuntungan Anda sendiri.
Saat Anda harus mengirim email ke sejumlah besar penerima, tanpa berbagi alamat email semua orang satu sama lain. Misalnya, seorang guru sekolah perlu mengirim email ke semua orang tua di kelasnya, tetapi tidak ingin membuat semua alamat email menjadi publik. Dalam hal ini, dia dapat memasukkan alamat emailnya sendiri di bidang TO dan semua alamat email orang tua di bidang BCC.
Saat Anda ingin membuat seseorang tetap dalam lingkaran tanpa memberi tahu penerima aslinya. Misalnya, Anda ingin mengirim email ke seseorang dari akun email utama Anda dan Anda juga ingin menyimpan salinan email di akun email sekunder Anda tanpa membagikannya dengan penerima asli.
Apa masalah dengan menggunakan CC di Email?
Bidang CC memungkinkan Anda mengirim salinan email dengan penerima pilihan Anda. Dalam kebanyakan kasus, bidang CC digunakan untuk membuat seseorang tetap dalam lingkaran, atau untuk berbagi email yang sama dengan mereka. Sayangnya, ini membuat salinan literal dari email yang sama di kotak masuk penerima. Bayangkan keadaan kotak masuk manajer Anda jika Anda men-CC dia ke setiap email keluar yang Anda kirim. Ini adalah cara cepat untuk mengacaukan kotak masuk Anda.